Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft
Haselünne
Wertpapierkennnummer (WKN): 520 160
International Securities Identification Number (ISIN): DE0005201602
Eindeutige Kennung des Ereignisses: DE0005201602-GMET-202605
Einladung zur ordentlichen (virtuellen) Hauptversammlung
Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am
Donnerstag, dem 7. Mai 2026,
10:00 Uhr (Mitteleuropäische Sommerzeit - MESZ),
stattfindenden ordentlichen (virtuellen) Hauptversammlung ein.
Die Hauptversammlung wird gemäß § 16 Abs. 5 der Satzung der Gesellschaft in der Form einer virtuellen Hauptversammlung gemäß § 118a Aktiengesetz („AktG“) ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) virtuell abgehalten.
Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist die Stadthalle Haselünne, Friedrich-Berentzen-Weg 2, 49740 Haselünne, Deutschland. Für die Aktionäre und deren Bevollmächtigte (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung.
Die gesamte Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder deren Bevollmächtigte live im Internet unter der Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
im passwortgeschützten HV-Portal („HV-Portal“) in Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt - durch die Aktionäre selbst oder durch Bevollmächtigte - ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Bitte beachten Sie, dass Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten die virtuelle Hauptversammlung nicht vor Ort verfolgen können.
Einzelheiten zu den Rechten der Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihrer Bevollmächtigten entnehmen Sie bitte den weiteren Angaben und Hinweisen, die im Anschluss an die Tagesordnung abgedruckt sind.
Sämtliche Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats beabsichtigen, an der gesamten Hauptversammlung teilzunehmen.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2025, des zusammengefassten Lageberichts für die Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft und den Konzern einschließlich des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289a und § 315a des Handelsgesetzbuchs sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gemäß § 172 Satz 1 AktG am 24. März 2026 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Zugleich hat der Aufsichtsrat den Konzernabschluss gebilligt.
Eine Feststellung des Jahresabschlusses und eine Billigung des Konzernabschlusses durch die Hauptversammlung sind deshalb nach § 173 Abs. 1 AktG nicht erforderlich. Auch die übrigen vorgenannten Unterlagen sind der Hauptversammlung lediglich zugänglich zu machen, ohne dass es - abgesehen von der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns - einer Beschlussfassung hierzu bedarf.
Die vorgenannten Unterlagen sowie der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sind ab Einberufung der Hauptversammlung und auch während der Hauptversammlung über die Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich.
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2025
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss ausgewiesenen Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2025 in Höhe von EUR 11.763.395,70 wie folgt zu verwenden:
| a) |
Zahlung einer Dividende von EUR 0,11 je dividendenberechtigter Stammaktie für das
Geschäftsjahr 2025 |
EUR 1.033.306,01 |
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und |
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| b) |
Vortrag des verbleibenden Betrages in Höhe von |
EUR 10.730.089,69 |
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auf neue Rechnung. |
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Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die von der Gesellschaft im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger unmittelbar oder mittelbar gehaltenen 206.309 eigenen Aktien, die gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien verändern. In diesem Fall wird bei unveränderter Ausschüttung von EUR 0,11 je dividendenberechtigter Stammaktie der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet werden.
Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hautversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 12. Mai 2026, fällig.
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2025
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Den im Geschäftsjahr 2025 amtierenden Mitgliedern des Vorstands wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Den im Geschäftsjahr 2025 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.
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| 5. |
Ergänzungswahl zum Aufsichtsrat
Herr Hendrik H. van der Lof hat sein Mandat als Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat mit Wirkung zum Zeitpunkt der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 7. Mai 2026 niedergelegt. Es ist deshalb eine Ergänzungswahl zum Aufsichtsrat erforderlich.
Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß §§ 95 Satz 2, 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG, § 1 Abs. 1 Nr. 1 des Drittelbeteiligungsgesetzes und § 8 Abs. 1 der Satzung aus insgesamt sechs Mitgliedern - davon vier von der Hauptversammlung zu wählende Anteilseignervertreter und zwei Arbeitnehmervertreter - zusammen. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.
Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf eine entsprechende Empfehlung des Nominierungsausschusses, vor,
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Herrn Prof. Dr. Gregor Solfrian, wohnhaft in Enger, Deutschland, Vorstand der HLB Husemann AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Dortmund, Deutschland, |
mit Wirkung ab Beendigung der für den 7. Mai 2026 einberufenen ordentlichen Hauptversammlung als Anteilseignervertreter in den Aufsichtsrat für die Amtszeit zu wählen, die mit Beendigung der Hauptversammlung endet, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2026 beschließt.
Der Wahlvorschlag die gesetzlichen Vorgaben sowie die vom Aufsichtsrat entsprechend der insoweit einschlägigen Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex beschlossenen Ziele für seine Zusammensetzung und streben die Ausfüllung des vom Aufsichtsrat erarbeiteten Kompetenzprofils und des Diversitätskonzepts für das Gesamtgremium an. Ziele, Kompetenzprofil und Diversitätskonzept wurden vom Aufsichtsrat im Dezember 2025 beschlossen und sind einschließlich des Stands der Umsetzung in der Erklärung zur Unternehmensführung zum Geschäftsjahr 2025 veröffentlicht. Diese ist ab Einberufung der Hauptversammlung und auch während der Hauptversammlung über die Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich.
Eine Qualifikationsmatrix in Bezug auf die Besetzung des Aufsichtsrats einschließlich Angaben zum vorgeschlagenen Kandidaten ist im Internet unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich.
Angaben gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG
Herr Prof. Dr. Gregor Solfrian ist nicht Mitglied in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten.
Herr Prof. Dr. Gregor Solfrian ist nicht Mitglied in anderen vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.
Angaben gemäß Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK)
Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen zwischen Herrn Prof. Dr. Gregor Solfrian einerseits und der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft und ihren Konzernunternehmen, den Organen der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft und an der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft im Sinne der insoweit einschlägigen Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex wesentlich beteiligten Aktionären andererseits keine für die Wahlentscheidung eines objektiv urteilenden Aktionärs maßgebenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen, deren Offenlegung nach der Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex empfohlen wird. Nach weiterer Einschätzung des Aufsichtsrats ist Herr Prof. Dr. Gregor Solfrian unabhängig im Sinne der insoweit einschlägigen Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex.
Weitere Informationen zum vorgeschlagenen Kandidaten, insbesondere den Lebenslauf, finden sich im Anhang dieser Einladung zur Hauptversammlung unter „Weitere Informationen zu Tagesordnungspunkt 5“; der Anhang ist Bestandteil dieser Einladung. Diese Informationen sind ferner gesondert auf der Internetseite der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich.
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| 6. |
Wahl des Jahres- und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2026, des Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts im Geschäftsjahr 2026 sowie des Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht zusätzlicher unterjähriger Finanzinformationen
Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf eine entsprechende Empfehlung des Finanz- und Prüfungsausschusses, vor, wie folgt zu beschließen:
Die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main (Niederlassung Osnabrück), wird zum Jahresabschluss- und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2026, zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts gemäß §§ 115 Abs. 5, 117 Nr. 2 des Wertpapierhandelsgesetzes im Geschäftsjahr 2026 sowie zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht von zusätzlichen unterjährigen Finanzinformationen gemäß §§ 115 Abs. 7, 117 Nr. 2 des Wertpapierhandelsgesetzes im Geschäftsjahr 2026 und 2027 bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung bestellt.
Der Finanz- und Prüfungsausschuss hat gemäß Artikel 16 Abs. 2 Unterabs. 3 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 erklärt, dass seine Empfehlung zur Wahl des Jahres- und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2026, des Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts im Geschäftsjahr 2026 sowie des Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht zusätzlicher unterjähriger Finanzinformationen frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten der Hauptversammlung beschränkenden Vertragsklauseln im Sinne von Artikel 16 Abs. 6 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 auferlegt wurden.
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| 7. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2025
Nach § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG haben Vorstand und Aufsichtsrat jährlich einen klaren und verständlichen Bericht über die im letzten Geschäftsjahr jedem einzelnen gegenwärtigen oder früheren Mitglied des Vorstands und des Aufsichtsrats von der Gesellschaft und von Unternehmen desselben Konzerns (§ 290 des Handelsgesetzbuchs) gewährte und geschuldete Vergütung (Vergütungsbericht) zu erstellen.
Nach § 120a Abs. 4 AktG ist der nach § 162 AktG erstellte und geprüfte Vergütungsbericht der Hauptversammlung zur Billigung vorzulegen. Das Votum der Hauptversammlung über die Billigung des Vergütungsberichts hat empfehlenden Charakter.
Der Vergütungsbericht der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2025 wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.
Der Vergütungsbericht nach § 162 AktG einschließlich des Prüfvermerks ist ab Einberufung der Hauptversammlung und auch während der Hauptversammlung über die Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2025 zu billigen.
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| 8. |
Beschlussfassung über die Billigung des überprüften Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder
Gemäß § 120a Abs. 1 AktG beschließt die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder bei jeder wesentlichen Änderung, mindestens jedoch alle vier Jahre.
Die Hauptversammlung am 11. Mai 2021 hatte das ursprüngliche Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder mit einer Zustimmungsquote von 82,54% gebilligt.
Der Aufsichtsrat hat, gestützt auf eine entsprechende Empfehlung des Personalausschusses, das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder unter Berücksichtigung der Vorgaben von § 87a Abs. 1 AktG in einzelnen Punkten mit Beschluss am 5. Dezember 2024 mit Wirkung zum 1. Januar 2025 angepasst und das geänderte Vergütungssystem der Hauptversammlung am 23. Mai 2025 zur Billigung vorgelegt. Die Hauptversammlung am 23. Mai 2025 hatte dieses geänderte Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder mit einer Zustimmungsquote von 31,11% nicht gebilligt.
Daher hat sich der Aufsichtsrat im Anschluss an die Hauptversammlung erneut umfassend mit dem Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder auseinandergesetzt. Auf der Grundlage dieser erneuten intensiven Überprüfung des Vergütungssystems und der in diesem Rahmen angestellten umfassenden Überlegungen zu alternativen inhaltlichen Gestaltungsoptionen ist der Aufsichtsrat erneut zu dem Ergebnis gekommen, dass die inhaltliche Ausgestaltung des Vergütungssystems 2025 für die Aktionäre, für die Vorstandsmitglieder und für die sonstigen Stakeholder die sachgerechten Akzente insbesondere für die Langfristigkeit und Nachhaltigkeit des Unternehmenserfolgs und die damit verbundene langfristige Wertentwicklung der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft setzt. Der Aufsichtsrat sieht daher als Ergebnis seiner umfassenden Überprüfung keinen materiellen Anpassungsbedarf an das Vergütungssystem 2025. Der Aufsichtsrat hat das Vergütungssystem 2025 lediglich leicht redaktionell überarbeitet, um diese Merkmale und die Fortentwicklung gegenüber dem Vergütungssystem 2021 noch transparenter zu machen. Der Aufsichtsrat hat sich bei seiner Überprüfung und der redaktionellen Überarbeitung des Vergütungssystems 2025 - wie auch bereits zum Vergütungssystem 2021 - von einem unabhängigen externen Vergütungsexperten beraten lassen.
Entsprechend der Verpflichtung nach § 120a Abs. 3 AktG legt daher der Aufsichtsrat der Hauptversammlung am 7. Mai 2026 das überprüfte Vergütungssystem zur Billigung vor.
Dieses überprüfte Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder, das der Hauptversammlung auf dieser Grundlage erneut zur Billigung vorgelegt wird, ist ab Einberufung der Hauptversammlung und auch während der Hauptversammlung über die Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich.
Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, das von ihm überprüfte und in seiner Sitzung vom 4. Dezember 2025 bestätigte und der Hauptversammlung mit dieser Einberufungsbekanntmachung erneut vorgelegte Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder zu billigen.
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| 9. |
Beschlussfassung über die Änderung und die Ergänzung von § 16 Absatz (2) Satzung (Ort der Hauptversammlung)
Gemäß § 16 Absatz (2) Satz 3 der Satzung bestimmt der Vorstand den Ort der Hauptversammlung, der sich am Sitz der Gesellschaft in Haselünne oder in einer Stadt im Landkreis Emsland oder an einem deutschen Börsenplatz befinden soll.
Zur Erweiterung der Flexibilität bei der Wahl des Versammlungsortes und zur besseren Berücksichtigung der Interessen der Aktionäre und der übrigen Teilnehmer von Präsenzhauptversammlungen soll § 16 Absatz (2) Satz 3 der Satzung dahingehend geändert werden, dass die Hauptversammlung künftig zusätzlich auch in einer deutschen Großstadt mit mehr als 100.000 Einwohnern stattfinden kann. Neben Haselünne, dem Landkreis Emsland und Städten mit Börsenplatz wird der Gesellschaft damit die Möglichkeit eröffnet, auf weitere deutsche Großstädte mit guter Erreichbarkeit und geeigneter Infrastruktur zurückzugreifen.
Bei der Auswahl des konkreten Versammlungsortes wird der Vorstand sich weiterhin maßgeblich am Aktionärsinteresse, insbesondere Gesichtspunkte der Erreichbarkeit, der Kapazität und der Zumutbarkeit des Versammlungsortes, orientieren.
Mit dem Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften aus dem Jahr 2022 hat der Gesetzgeber zudem eine Ausnahme von dem Grundsatz geschaffen, dass Hauptversammlungen am Sitz der Gesellschaft (§ 121 Abs. 5 S. 1 AktG) oder an einem Börsenplatz stattzufinden haben (§ 121 Abs. 5 S. 2 AktG). Für virtuelle Hauptversammlungen gelten die gesetzlichen Vorgaben zum Ort der Hauptversammlung nicht (§ 121 Abs. 5 S. 3 AktG). Hintergrund dessen ist, dass bei einer virtuellen Hauptversammlung die physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten am Versammlungsort gerade ausgeschlossen ist. Die zum Schutz der Aktionäre bestehenden Beschränkungen bei der Auswahl eines physischen Versammlungsortes sind daher entbehrlich, weil keine Beeinträchtigung von Aktionärsrechten zu befürchten ist.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, diesen ohnehin geltenden gesetzlichen Grundsatz ausdrücklich in die Satzung aufzunehmen, indem klargestellt wird, dass die Vorgaben zum Ort und Begrenzung des Versammlungsortes im Fall der virtuellen Hauptversammlung keine Anwendung findet. Die Ergänzung dient ausschließlich der Klarstellung und soll Auslegungsfragen im Zusammenhang mit der Durchführung virtueller Hauptversammlungen vermeiden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, die Satzung wie folgt zu ändern:
| 1. |
§ 16 Absatz (2) Satz 3 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
„Der Vorstand bestimmt den Ort der Hauptversammlung, der sich am Sitz der Gesellschaft in Haselünne, in einer Stadt im Landkreis Emsland, an einem deutschen Börsenplatz oder in einer deutschen Großstadt mit mehr als 100.000 Einwohnern befinden soll.“
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| 2. |
In § 16 Absatz (2) der Satzung der Gesellschaft wird folgender neuer Satz 4 ergänzt:
„Im Fall der virtuellen Hauptversammlung findet Satz 3 keine Anwendung.“
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Die derzeit gültige Satzung der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft ist ab Einberufung der Hauptversammlung und auch während der Hauptversammlung über die Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich.
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| 1. |
Allgemeine Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung
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Der Vorstand hat beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 7. Mai 2026 gemäß § 118a AktG in Verbindung mit § 16 Abs. 5 der Satzung der Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abzuhalten. Eine physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.
Die gesamte Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen am 7. Mai 2026 ab 10:00 Uhr (MESZ) im Internet unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
im HV-Portal in Bild und Ton übertragen.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Über das HV-Portal können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (und ggf. deren Bevollmächtigte) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihre Aktionärsrechte ausüben. Für die Nutzung des HV-Portals zur Hauptversammlung ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Einzelheiten hierzu finden sich unten im nachfolgenden Abschnitt „2. Voraussetzung für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung".
Die Nutzung des HV-Portals durch einen Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.
Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und sonstige durch § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen können sich des HV-Portals bedienen. Die Gesellschaft stellt ihnen auf Wunsch einen elektronischen Zugang zur Verfügung, bei dem Besonderheiten in Bezug auf die Nutzung des HV-Portals gelten.
Das HV-Portal steht ab dem 16. April 2026 auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zur Verfügung.
Bei Nutzung des HV-Portals und Anklicken des Buttons „Hauptversammlung betreten“ sind die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigte elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung am 7. Mai 2026 zugeschaltet. Die elektronische Zuschaltung ermöglicht jedoch weder eine Teilnahme an der Versammlung im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG noch eine Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Teilnahme im Sinne des § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 AktG.
| 2. |
Voraussetzung für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung
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Aktionäre sind zur Zuschaltung und Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im HV-Portal und zur Ausübung der weiteren Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, berechtigt, wenn sie sich vor der Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts ist nachzuweisen. Hierfür reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich gemäß § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG und § 17 Abs. (2) Satz 3 der Satzung der Gesellschaft auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Versammlung, also auf den 15. April 2026, 24:00 Uhr Mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ), (sogenannter Nachweisstichtag) zu beziehen.
Sowohl die Anmeldung als auch der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft jeweils bis spätestens am 30. April 2026, 24:00 Uhr (MESZ), unter der Adresse oder E-Mail-Adresse
Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft
c/o meet2vote AG
Marienplatz 1
84347 Pfarrkirchen
Deutschland
E-Mail: anmeldung@meet2vote.de
zugehen.
Nach Zugang der ordnungsgemäßen Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes bis spätestens 30. April 2026, 24:00 Uhr (MESZ), werden den Aktionären die Zugangsdaten (Zugangskennung und Passwort) für die Nutzung des HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den zuvor beschriebenen Nachweis des Anteilsbesitzes ordnungsgemäß erbracht hat. Mit dem Nachweisstichtag bzw. dem Nachweis geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der nachgewiesenen Aktien einher. Auch im Fall der (vollständigen oder teilweisen) Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts im Verhältnis zur Gesellschaft ausschließlich der Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben im Verhältnis zur Gesellschaft keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Wer zum Nachweisstichtag nicht Aktionär ist, aber noch vor der virtuellen Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist im Verhältnis zur Gesellschaft nicht als Aktionär teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
| 3. |
Verfahren für die Stimmabgabe
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Bevollmächtigung
Aktionäre können sich hinsichtlich der Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und der Ausübung ihres Stimmrechts in der virtuellen Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, vertreten lassen.
Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „2. Voraussetzung für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“). Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann gemäß § 134 Abs. 3 Satz 2 AktG die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, für Aktien der Gesellschaft, die ein Aktionär in unterschiedlichen Wertpapierdepots hält, jeweils einen eigenen Vertreter für die Hauptversammlung zu bestellen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann postalisch oder per E-Mail bis zum Ablauf des 6. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), an folgende Anschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt, geändert oder widerrufen werden
Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft
c/o meet2vote AG
Marienplatz 1
84347 Pfarrkirchen
Deutschland
E-Mail: berentzen@meet2vote.de
oder ab dem 16. April 2026 über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren vor und während der virtuellen Hauptversammlung übermittelt, geändert oder widerrufen werden.
Am Tag der virtuellen Hauptversammlung am 7. Mai 2026 können Vollmachten ausschließlich über das HV-Portal abgegeben, geändert oder widerrufen werden, das auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich ist.
Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zum Download zur Verfügung.
Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Der Widerruf oder die Änderung einer bereits erteilten Vollmacht kann ebenfalls auf den vorgenannten Übermittlungswegen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Bei Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen, Vereinigungen, Institute bzw. Unternehmen ist die Vollmachterteilung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; die Vollmachterteilung muss dabei vollständig sein und darf nur die mit der Stimmrechtsausübung verbundenen Erklärungen enthalten. Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder andere mit diesen gleichgestellten Personen, Vereinigungen, Institute bzw. Unternehmen bevollmächtigen wollen, werden gebeten, sich in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen. Auf das besondere Verfahren nach § 135 Abs. 1 Satz 5 AktG wird hingewiesen.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben.
Die Nutzung des HV-Portals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Aktionäre können sich auch durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) vertreten lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich (siehe oben unter „2. Voraussetzung für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“). Die Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und ihr Widerruf bedürfen der Textform. Soweit die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post oder
E-Mail an die vorstehend im Abschnitt „Bevollmächtigung“ genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse bis zum Ablauf des 6. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), oder ab dem 16. April 2026 über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung am 7. Mai 2026 erteilt, geändert oder widerrufen werden. Ein entsprechendes Formular wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Anteilsbesitznachweis zugesandt. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zum Download zur Verfügung.
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben und sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung vorliegt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen oder Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch im Wege der Briefwahl auf elektronischem Weg unter Nutzung des HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
abgeben. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes (siehe oben unter „2. Voraussetzung für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“), erforderlich.
Briefwahlstimmen können ab dem 16. April 2026 über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung am 7. Mai 2026 abgegeben, geändert oder widerrufen werden.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen, Vereinigungen, Institute bzw. Unternehmen können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.
| 4. |
Übermittlung von Informationen durch Intermediäre über SWIFT
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Neben den oben genannten Wegen der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes, der Bestellung von Zugangsdaten zum HV-Portal sowie der Stimmabgabe kann die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes sowie eine Vollmachts- und Weisungserteilung sowie deren Änderung gemäß § 67c Aktiengesetz auch über Intermediäre über SWIFT erfolgen. Autorisierte SWIFT-Teilnehmer nutzen dazu bitte
BIC: CPTGDE5WXXX
Instruktionen sind nur gemäß ISO 20022 über SWIFT möglich.
Anmeldungen und der Nachweis des Anteilsbesitzes über SWIFT müssen spätestens bis zum letzten Anmeldetag (SWIFT Enrolment Market Deadline), das heißt bis 30. April 2026, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen sein. Änderungen von Zugangsdatenbestellungen oder Vollmachts- und Weisungserteilungen über SWIFT sind danach noch möglich und müssen bis 6. Mai 2026, 12:00 Uhr (MESZ), (SWIFT Vote Market Deadline) bei der Gesellschaft eingegangen sein.
| 5. |
Einreichung von Stellungnahmen
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Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, nach § 130a Abs. 1 bis 4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung in Textform im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Dafür steht ihnen mit den entsprechenden Zugangsdaten das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zur Verfügung.
Stellungnahmen in Textform sind gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren als Datei im Dateiformat PDF mit einer empfohlenen Dateigröße von maximal 50 MB einzureichen. Die Einreichung mehrerer Stellungnahmen ist möglich.
Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also spätestens am 1. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), einzureichen. Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 2. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), in dem nur für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte mit den entsprechenden Zugangsdaten zugänglichen HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich gemacht.
Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der in Textform eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen bzw. Unterbreiten von Wahlvorschlägen (dazu unter Abschnitt 8.2.), die Ausübung des Auskunftsrechts (dazu unter Abschnitt 8.3.) sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung (dazu unter Abschnitt 7.) ist ausschließlich auf den in dieser Einladungsbekanntmachung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben ein Rederecht in der Versammlung im Wege der Videokommunikation.
Ab ca. 1 Stunde vor Beginn der Hauptversammlung wird über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
ein virtueller Wortmeldetisch geführt, über den die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ihren Redebeitrag anmelden können.
Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht, Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG zu stellen (vgl. dazu auch Abschnitt 8.2.), das Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG (vgl. dazu auch Abschnitt 8.3.) sowie das Recht, Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären (vgl. dazu auch Abschnitt 7.).
Die komplette virtuelle Hauptversammlung einschließlich der Videokommunikation wird im HV-Portal über ein von unserem Dienstleister zur Verfügung gestelltes System abgewickelt. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten benötigen für die Zuschaltung entweder ein nicht-mobiles Endgerät (PC, Notebook, Laptop) oder ein mobiles Endgerät (z.B. Smartphone oder Tablet) mit einem der folgenden installierten Browser in der aktuellen Softwareversion: Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox oder Safari. Außerdem muss JavaScript aktiviert sein. Die Nutzung anderer aktueller Browser mit den vom Hersteller empfohlenen Sicherheitseinstellungen ist möglich, wurde jedoch nicht getestet. Für Redebeiträge müssen auf den Endgeräten eine Kamera und ein Mikrofon, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann, zur Verfügung stehen. Eine weitere Installation von Softwarekomponenten oder Apps auf den Endgeräten ist nicht erforderlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Computer oder Mobilgerät eine gute und stabile Internetverbindung haben und dabei eine aktuelle Version Ihres Browsers verwenden. Personen, die sich über den virtuellen Wortmeldetisch für einen Redebeitrag angemeldet haben, werden im HV-Portal für ihren Redebeitrag freigeschaltet. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.
| 7. |
Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung
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Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben das Recht, über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren von Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 7. Mai 2026 an bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.
Darüber hinaus haben sie auch im Rahmen ihres Rederechts (dazu unter Abschnitt 6.) die Möglichkeit, Widerspruch zu Protokoll des Notars zu erklären. Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.
| 8. |
Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG
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| 8.1 |
Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals, also EUR 1.248.000,00 (dies entspricht zur Zeit 480.000 Aktien), oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 (dies entspricht - aufgerundet auf die nächsthöhere volle Aktienzahl - 192.308 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt oder bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist an den Vorstand schriftlich oder in der elektronischen Form des § 126a BGB (d.h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) zu richten und muss der Gesellschaft spätestens am 6. April 2026, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Die Adresse des Vorstands lautet wie folgt:
Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft
Vorstand
Ritterstraße 7
49740 Haselünne
Deutschland
E-Mail (mit qualifizierter elektronischer Signatur): ir@berentzen.de
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden, sofern sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden, unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem über die Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Die Antragsteller haben nach § 122 Abs. 2 Satz 1 in Verbindung mit § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten.
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| 8.2 |
Anträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern, von Abschlussprüfern übersenden.
Anträge von Aktionären im Sinne des § 126 AktG (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sowie Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG werden einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung über die Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich gemacht, wenn sie der Gesellschaft spätestens bis zum 22. April 2026, 24:00 Uhr (MESZ), unter der Adresse oder E-Mail-Adresse
Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft
Investor Relations
Ritterstraße 7
49740 Haselünne
Deutschland
E-Mail: ir@berentzen.de
zugehen und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach § 126 bzw. § 127 AktG erfüllt sind.
Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 des Aktiengesetzes zugänglich zu machen sind, gelten als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Die Gesellschaft ermöglicht, dass das Stimmrecht zu diesen Anträgen oder Wahlvorschlägen ab diesem Zeitpunkt ausgeübt werden kann. Anträge von nicht ordnungsgemäß angemeldeten oder nicht ordnungsgemäß legitimierten Aktionären müssen in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge im Rahmen ihres Rederechts zu stellen (vgl. dazu Abschnitt 6.).
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| 8.3 |
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und ein gesetzliches Auskunftsverweigerungsrecht nicht besteht.
Es ist vorgesehen, dass der Leiter der Hauptversammlung festlegen wird, dass das Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen der Ausübung des Rederechts (dazu unter Abschnitt 6.), ausgeübt werden darf.
§ 131 Abs. 4 Satz 1 AktG bestimmt, dass dann, wenn einem Aktionär wegen seiner Eigenschaft als Aktionär eine Auskunft außerhalb der Hauptversammlung gegeben worden ist, diese Auskunft jedem anderen Aktionär bzw. dessen Bevollmächtigtem auf dessen Verlangen in der Hauptversammlung zu geben ist, auch wenn sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung nicht erforderlich ist.
Zudem bestimmt § 131 Abs. 5 Satz 1 AktG, dass dann, wenn einem Aktionär eine Auskunft verweigert wird, er verlangen kann, dass seine Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in die Niederschrift über die Verhandlung aufgenommen werden.
Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung wird gewährleistet, dass Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, ihr Verlangen nach § 131 Abs. 4 Satz 1 AktG sowie ihr Verlangen nach § 131 Abs. 5 Satz 1 AktG außer im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen des Rederechts und des dafür vorgesehenen Verfahrens (vgl. dazu im Detail oben unter Abschnitt 6.), auch im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren mit den entsprechenden Zugangsdaten in der Hauptversammlung übermitteln können.
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| 8.4 |
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und § 131 Abs. 1 AktG, insbesondere Angaben zu weiteren, über die Einhaltung maßgeblicher Fristen hinausgehende Voraussetzungen, finden sich unter der Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
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| 9. |
Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft, über die die Informationen nach § 124a AktG zugänglich sind
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Die Einberufung der Hauptversammlung, eine Erläuterung, warum zu Tagesordnungspunkt 1 kein Beschluss gefasst werden soll, die in der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen, die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung, Formulare, die für die Erteilung einer Vollmacht und gegebenenfalls zur Weisungserteilung verwendet werden können, sowie etwaige Tagesordnungsergänzungsverlangen im Sinne des § 122 Abs. 2 AktG und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung sind über die Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.
Auch während der Hauptversammlung werden die gesetzlich zugänglich zu machenden Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
zugänglich sein.
Die Reden des Vorstands werden aufgezeichnet. Die Videoaufzeichnung hiervon ist im Nachgang an die Hauptversammlung auf der Internetseite der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
abrufbar. Redebeiträge der Aktionäre bzw. deren Vertreter werden nicht aufgezeichnet.
Es ist ferner auf freiwilliger Basis beabsichtigt, auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
auch die Reden der Mitglieder des Vorstands, die diese auf der Hauptversammlung halten werden, bereits im Vorfeld der Hauptversammlung, voraussichtlich am 30. April 2026, in der zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Fassung zu veröffentlichen.
| 10. |
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre
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Zur Durchführung der Hauptversammlung und um Aktionären die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen, verarbeitet die Gesellschaft personenbezogenen Daten. Darüber hinaus werden diese Daten für damit in Zusammenhang stehende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet.
Nähere Informationen zum Datenschutz sind über die Internetadresse
www.berentzen-gruppe.de/investoren/hauptversammlung/
abrufbar. Die Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft sendet diese Informationen auf Anforderung auch in gedruckter Form zu.
| 11. |
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
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Das Grundkapital der Gesellschaft ist zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung eingeteilt in 9.600.000 nennwertlose Stammaktien mit ebenso vielen Stimmrechten. Die Gesamtzahl der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt dementsprechend 9.600.000. Diese Gesamtzahl schließt die von der Gesellschaft im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung gehaltenen 206.309 eigene Aktien ein, aus denen der Gesellschaft keine Stimmrechte zustehen.
Haselünne, im März 2026
Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft
Der Vorstand
Anhang
Weitere Informationen zu Tagesordnungspunkt 5
Ergänzungswahl zum Aufsichtsrat
Prof. Dr. Gregor Solfrian
Wahlvorschlag an die ordentliche Hauptversammlung der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft am 7. Mai 2026 als Aufsichtsratsmitglied der Aktionäre
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Aufsichtsratsbezogene Daten
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| Herr Prof. Dr. Gregor Solfrian ist bzw. war bislang nicht Mitglied des Aufsichtsrats der Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft. | |
Persönliche Daten
| Ausgeübter Beruf,
Wesentliche Tätigkeiten |
Vorstand der HLB Husemann AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Dortmund, Deutschland |
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Selbstständiger Wirtschaftsprüfer / Steuerberater, Enger, Deutschland |
| Geburtsjahr |
1968 |
| Geburtsort |
Herne, Deutschland |
| Wohnort |
Enger, Deutschland |
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Beruflicher Werdegang
| | 2023 - heute |
HLB Husemann AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Dortmund, Deutschland
Vorstand |
| 2023 - heute |
Selbständiger Wirtschaftsprüfer / Steuerberater, Enger, Deutschland |
| 2013 - heute |
Fachhochschule Münster, Münster, Deutschland
Ordentlicher (Teilzeit-) Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Wirtschaftsprüfung (2013 bis 2018), Honorarprofessor (seit 2018) |
| 2003 - heute |
Fachhochschule Münster, Hochschule Osnabrück und Universität Osnabrück, Münster / Osnabrück, Deutschland
Externer Dozent (Lehraufträge) |
| 2002 - 2023 |
PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Osnabrück, Deutschland
Partner (2008 bis 2023) |
| 1999 - 2002 |
Ernst & Young Allgemeine Treuhand AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Dortmund, Deutschland
Manager |
| 1994 - 1999 |
Societäts Treuhand Gruppe GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Osnabrück, Deutschland
Senior Assistent |
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Ausbildung / Akademischer Werdegang
| | 2002 |
Berufsexamen Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsprüferkammer / Landesgeschäftsstelle Nordrhein-Westfalen, Düsseldorf, Deutschland |
| 2001 |
Berufsexamen Steuerberater, Steuerberaterkammer Düsseldorf, Düsseldorf, Deutschland |
| 1995 - 2000 |
Promotionsstudium Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, Otto-Friedrich-Universität, Bamberg, Deutschland
Abschluss: Dr. rer. pol. |
| 1990 - 1994 |
Studium Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, Ruhr-Universität, Bochum, Deutschland / Universität Essen, Essen, Deutschland / Diplomstudium, Universität Dortmund, Dortmund, Deutschland
Abschluss: Diplom-Kaufmann |
Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten
Keine.
Mitgliedschaft in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen
Keine.
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