EQS-HV: EUWAX Aktiengesellschaft: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 16.07.2026 in virtuell (Stuttgart) mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Wir laden die Aktionäre zur ordentlichen

unserer Gesellschaft ein, die am Donnerstag, den 16.07.2026 um 13:00 Uhr Mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten - mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft - abgehalten wird.

Die gesamte Hauptversammlung wird für unsere ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und deren Bevollmächtigte mit Bild und Ton in einem passwortgeschützten HV-Portal übertragen, welches über folgende Internetseite erreicht werden kann:

http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Börsenstraße 4, 70174 Stuttgart.

Tagesordnung:

Weitere Angaben zur Einberufung

1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Alle der insgesamt ausgegebenen 5.150.000 Stückaktien der Gesellschaft sind im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung stimmberechtigt. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Unterschiedliche Aktiengattungen bestehen nicht, jede Aktie gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 5.150.000.

2. Allgemeine Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Auf Grundlage des § 118a AktG in Verbindung mit § 10 Absatz 2 der Satzung hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten. Eine physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist daher ausgeschlossen.

Die Hauptversammlung wird am 16. Juli 2026 ab 13:00 Uhr (MESZ) für unsere ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und deren Bevollmächtigte vollständig in Bild und Ton in einem dafür eingerichteten HV-Portal übertragen. Die Übertragung erfolgt aus den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Stuttgart, Börsenstr. 4, 70174 Stuttgart. Dort wird auch der mit der Niederschrift über die Hauptversammlung beauftragte Notar zugegen sein. Eine Aufzeichnung erfolgt nicht. Aktionäre, die während der Hauptversammlung im HV-Portal eingeloggt sind, sind im Sinne des § 118a und § 121 Absatz 4b AktG elektronisch zur Hauptversammlung zugeschaltet. Das HV-Portal kann ab dem Nachweisstichtag über folgende Internetseite erreicht werden:

http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html

Der Zugang zum HV-Portal erfolgt per Login durch Eingabe der persönlichen Zugangsdaten, die die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten nach form- und fristgerechter Anmeldung mit der Anmeldebestätigung erhalten.

Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ist im Wege der Briefwahl sowie über Vollmachtserteilung möglich, und zwar auch elektronisch im Sinne des § 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 2 AktG.

3. Anmeldung, Nachweisstichtag, Anmeldebestätigung

Zur Ausübung der Aktionärsrechte, insbesondere des Stimmrechts, ist nur berechtigt, wer zum Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, also am 24. Juni 2026, 24:00 Uhr (MESZ), (nachfolgend „Nachweisstichtag“) Aktionär der Gesellschaft ist, sich fristgerecht zur Hauptversammlung anmeldet und seine Berechtigung zur Ausübung der Aktionärsrechte nachweist („ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre“). Es genügt ein Nachweis, der den Anforderungen des § 67c Absatz 3 AktG entspricht. Zulässig ist ebenfalls ein in Textform (§ 126b BGB) erstellter Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut in deutscher oder englischer Sprache, der sich auf den Nachweisstichtag bezieht. Die Gesellschaft ist berechtigt, bei Zweifeln an der Richtigkeit oder Echtheit des Nachweises einen geeigneten weiteren Nachweis zu verlangen. Wird dieser Nachweis nicht oder nicht in gehöriger Form erbracht, kann die Gesellschaft den Aktionär zurückweisen.

Das bedeutet, dass Aktionäre, die ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, keine Aktionärsrechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung ausüben können; etwas anderes gilt dann, wenn und soweit sie sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern, sind - bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes - im Verhältnis zur Gesellschaft gleichwohl zur Ausübung der Aktionärsrechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkung auf die Veräußerbarkeit der Aktien.

Die Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag mit Anforderung einer Anmeldebestätigung an die unten genannte Anschrift in Textform und in deutscher oder englischer Sprache durch einen Aktionär oder Intermediäre, bspw. das depotführende Institut, verstehen wir als Anmeldung zur Hauptversammlung.

Die Anmeldungen der Aktionäre sowie der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft unter folgender Adresse spätestens bis zum 09. Juli 2026, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen:

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises wird die Anmeldebestätigung für die Hauptversammlung ausgestellt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldebestätigung sicherzustellen, empfehlen wir eine frühzeitige Anmeldung und Übermittlung des Nachweises.

4. Verfahren für die Stimmabgabe per Briefwahl

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre (bzw. deren Bevollmächtigte) können ihr Stimmrecht mittels Briefwahl per Post oder E-Mail oder im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal ausüben (nachfolgend auch „Briefwahl“).

a) Stimmabgabe per Post oder E-Mail

Für die Stimmabgabe per Post oder E-Mail können die Aktionäre das Formular verwenden, welches ihnen mit der Anmeldebestätigung für die Hauptversammlung übersandt wird und das auf der Internetseite zur Verfügung steht, und an folgende Anschrift übermitteln:

Die Stimmabgabe per Post oder E-Mail muss spätestens bis zum Ablauf des 15. Juli 2026, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein. Gleiches gilt für die Änderung oder den Widerruf von Stimmabgaben per Post oder E-Mail.

b) Stimmabgabe im Wege elektronischer Kommunikation über das HV-Portal

Die Stimmabgabe kann auch durch Nutzung des HV-Portals erfolgen. Dort muss die Stimmabgabe spätestens bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung vorliegen. Bis zu diesem Zeitpunkt können Aktionäre (bzw. deren Bevollmächtigte) Stimmabgaben über das HV-Portal, aber auch vorherige Stimmabgaben per Post oder E-Mail, ändern oder widerrufen.

Das HV-Portal kann über folgende Internetseite erreicht werden:

http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html

5. Verfahren für die Stimmabgabe bei Stimmrechtsvertretung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihr Stimmrecht und sonstige Rechte auch durch Bevollmächtigte, d.h. durch Dritte, einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder - insoweit allerdings nur das Stimmrecht - durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben lassen.

Die Erteilung bzw. der Nachweis, die Änderung oder der Widerruf von Vollmacht und ggf. (bei von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern) Weisungen per Post oder per E-Mail müssen spätestens bis zum Ablauf des 15. Juli 2026, 24:00 Uhr (MESZ), bei der zuvor genannten Adresse zugehen.

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können auch über das HV-Portal Vollmachten und (im Fall der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) Weisungen erteilen oder einen Nachweis der Bevollmächtigung übermitteln (vgl. § 134 Absatz 3 Satz 4 AktG). Dies muss spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmung festgelegten Zeitpunkt in der virtuellen Hauptversammlung am 16. Juli 2026 erfolgen.

Aktionäre können auch durch Nutzung des HV-Portals ihre einmal erteilte Vollmacht und (im Fall der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) erteilte Weisungen ändern bzw. widerrufen. Widerruf und Änderungen müssen ebenfalls spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmung festgelegten Zeitpunkt am 16. Juli 2026 erfolgt sein.

6. Reihenfolge der Behandlung von Erklärungen zur Stimmabgabe

Bei voneinander abweichenden Erklärungen zur Stimmrechtsausübung, die auf demselben Übermittlungsweg (HV-Portal, E-Mail oder per Post) fristgemäß eingehen, wird nur die über diesen Übermittlungsweg zeitlich zuletzt zugegangene Erklärung berücksichtigt.

Gehen über das HV-Portal und per E-Mail und/oder per Post voneinander inhaltlich abweichende Erklärungen zur Stimmrechtsausübung fristgemäß ein, werden ausschließlich die über das HV-Portal zugegangenen Erklärungen berücksichtigt.

7. Rechte der Aktionäre

a) Ergänzungsanträge auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 EUR erreichen, können gemäß § 122 Absatz 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Diese Schwelle wird mit 257.500 Aktien an der EUWAX Aktiengesellschaft erreicht.

Gemäß § 87 Absatz 4 AktG kann die Hauptversammlung zudem auf Antrag nach § 122 Absatz 2 Satz 1 AktG die nach § 87a Absatz 1 Satz 2 Nr. 1 AktG festgelegte Maximalvergütung für den Vorstand herabsetzen.

Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben gemäß § 122 Absatz 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung über den Antrag halten.

Das Verlangen zur Erweiterung der Tagesordnung ist gemäß § 122 AktG schriftlich an den Vorstand zu richten und muss spätestens bis Montag, 15. Juni 2026, 24:00 Uhr (MESZ), schriftlich zugegangen sein. Entsprechende Verlangen sind an folgende Adresse zu richten:

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht werden - unverzüglich nach ihrem Eingang bei der Gesellschaft im Bundesanzeiger bekanntgemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem alsbald nach ihrer Bekanntmachung den Aktionären gemäß § 125 AktG mitgeteilt und über die folgende Internetadresse zugänglich gemacht:

http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html

b) Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126, 127 AktG

Aktionäre sind berechtigt, Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung zu stellen und Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern zu unterbreiten. Gegenanträge und Wahlvorschläge, die vor der Hauptversammlung zugänglich gemacht werden sollen, sind ausschließlich an eine der folgenden Adressen der Gesellschaft zu richten:

Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung und gegebenenfalls der nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzenden Inhalte werden wir, soweit sie zugänglich zu machen sind, unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html

zugänglich machen, wenn sie uns spätestens bis zum Ablauf des 01. Juli 2026, 24:00 Uhr (MESZ), unter der oben genannten Anschrift oder der oben genannten E-Mail-Adresse zugegangen sind. Anderweitig adressierte Anträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden wir ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlichen.

Von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrags und seiner Begründung oder eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Absatz 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine etwaige Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Darüber hinaus braucht ein Wahlvorschlag nach § 127 Satz 3 AktG auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten im Sinne des § 124 Absatz 3 Satz 4 AktG bzw. beim Vorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern nicht zusätzlich die Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die nach § 126 oder § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu ihnen kann das Stimmrecht auf den oben beschriebenen Wegen ausgeübt werden, sobald die Aktionäre die gesetzlichen oder satzungsmäßigen Voraussetzungen für die Ausübung des Stimmrechts nachweisen können. Sofern der Aktionär, der den Antrag oder Wahlvorschlag gestellt hat, nicht ordnungsgemäß legitimiert und nicht ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet ist, muss der Antrag bzw. Wahlvorschlag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die zu der Hauptversammlung elektronisch zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge im Rahmen ihres Rederechts zu stellen (siehe d) in diesem Abschnitt), ohne dass es dafür einer vorherigen Übersendung des Antrags bzw. Wahlvorschlags gemäß den §§ 126, 127 AktG bedarf (§§ 130a Absatz 5 Satz 3, 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 3 AktG).

c) Auskunftsrecht gemäß § 131 Absatz 1 AktG

Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder dessen Bevollmächtigter nach erfolgter rechtzeitiger Anmeldung gemäß § 131 Absatz 1 AktG vom Vorstand Auskunft verlangen über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Eine Einreichung von Fragen im Vorfeld der Hauptversammlung ist nicht vorgesehen.

Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter gemäß § 131 Absatz 1f AktG anordnet, dass alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation im Rahmen eines Redebeitrags über das HV-Portal ausgeübt werden können.

Gemäß § 131 Absatz 4 Satz 1 AktG ist eine Auskunft, die Aktionären außerhalb der Hauptversammlung wegen ihrer Eigenschaft als Aktionär gegeben worden ist, jedem anderen Aktionär auf dessen Verlangen in der Hauptversammlung zu geben, auch wenn sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung nicht erforderlich ist. Es wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung ein Verlangen nach § 131 Absatz 4 Satz 1 AktG von elektronisch zur Hauptversammlung zugeschalteten Aktionären ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal übermittelt werden kann.

Gemäß § 131 Absatz 5 Satz 1 AktG können Aktionäre, denen eine Auskunft verweigert wird, verlangen, dass ihre Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in die Niederschrift über die Hauptversammlung aufgenommen werden. Es wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung ein Verlangen nach § 131 Absatz 5 Satz 1 AktG von elektronisch zur Hauptversammlung zugeschalteten Aktionären ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Portal übermittelt werden kann.

d) Rederecht gemäß § 130a Absatz 5 und Absatz 6 AktG

In der Hauptversammlung haben die ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zur Hauptversammlung zugeschalteten Aktionäre und deren Bevollmächtigte ein Rederecht im Wege der Videokommunikation. Anträge und Wahlvorschläge gemäß § 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 3 AktG, Auskunftsverlangen gemäß § 131 Absatz 1 AktG und Nachfragen gemäß § 131 Absatz 1d AktG dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein.

Redebeiträge können spätestens ab Beginn der Hauptversammlung über das HV-Portal angemeldet werden. Der Versammlungsleiter wird das Verfahren der Wortmeldung und Worterteilung in der Hauptversammlung näher erläutern.

Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär und Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist. Technische Mindestvoraussetzungen für eine Live-Videozuschaltung sind daher ein internetfähiges, funktionstüchtiges Endgerät mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung. Weitere Einzelheiten zu den Abläufen und den technischen Voraussetzungen für Redebeiträge werden auf der Internetadresse

http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html

zur Verfügung gestellt.

e) Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Absätze 1 bis 4 AktG

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben gemäß § 130a Absatz 1 bis 4 AktG das Recht, vor der Hauptversammlung Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen.

Solche Stellungnahmen sind in deutscher oder englischer Sprache und ausschließlich über das HV-Portal in Textform in dem dafür vorgesehenen Textfeld einzureichen, dies bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also bis spätestens zum Ablauf des 10. Juli 2026, 24:00 Uhr (MESZ). Der Umfang je Stellungnahme darf 10.000 Zeichen inkl. Leerzeichen nicht überschreiten.

Das HV-Portal kann unter folgendem Link erreicht werden:

http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html

Stellungnahmen, die den genannten Anforderungen genügen, werden spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, d.h. bis spätestens zum Ablauf des 11. Juli 2026, 24:00 Uhr (MESZ), im HV-Portal unter Veröffentlichung des Namens des Aktionärs den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten zugänglich gemacht, soweit nicht ausnahmsweise gemäß § 130a Absatz 3 Satz 4 AktG von einer Zugänglichmachung abgesehen werden kann. Im Rahmen von Stellungnahmen übermittelte Fragen, Anträge, Wahlvorschläge und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung werden nicht als solche berücksichtigt. Sie sind ausschließlich auf den in dieser Einberufung gesondert beschriebenen Wegen einzureichen bzw. zu stellen oder zu erklären. Die Möglichkeit zur Einreichung von Stellungnahmen begründet zudem keine Möglichkeit zur Vorabeinreichung von Fragen nach § 131 Absatz 1a AktG.

f) Widerspruch zur Niederschrift gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 8 in Verbindung mit § 245 AktG

Aktionären bzw. deren Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, wird die Möglichkeit eingeräumt, im Wege der elektronischen Kommunikation gegen Beschlüsse der Hauptversammlung Widerspruch zu Protokoll des Notars zu erklären (§ 118a Absatz 1 Satz 2 Nr. 8 in Verbindung mit § 245 AktG). Ein Widerspruch kann ab dem Beginn der Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter erklärt werden.

Hierfür steht ebenfalls das HV-Portal zur Verfügung, das unter folgendem Link erreicht werden kann:

http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html

Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen.

g) Erhalt einer Bestätigung über den Zugang der Stimmabgabe gemäß § 118 Absatz 1 Satz 3 bis 5, Absatz 2 Satz 2 AktG und eines Nachweises der Stimmzählung gemäß § 129 Absatz 5 AktG

Nach § 118 Absatz 1 Satz 3, Absatz 2 Satz 2 AktG ist bei elektronischer Ausübung des Stimmrechts dem Abgebenden der Zugang der elektronisch abgegebenen Stimme nach den Anforderungen gemäß Art. 7 Absatz 1 und Artikel 9 Abs. 5 Unterabsatz 1 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 von der Gesellschaft elektronisch zu bestätigen. Sofern die Bestätigung einem Intermediär erteilt wird, hat dieser die Bestätigung nach § 118 Absatz 1 Satz 4 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln. Aktionäre bzw. Bevollmächtigte können im HV-Portal die Bestätigung des Zugangs ihrer Stimmabgabe unmittelbar nach deren Ausübung abrufen und ausdrucken.

Ferner kann der Abstimmende von der Gesellschaft nach § 129 Absatz 5 Satz 1 AktG innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung eine Bestätigung darüber verlangen, ob und wie seine Stimme gezählt wurde. Die Gesellschaft hat die Bestätigung gemäß den Anforderungen in Artikel 7 Absatz 2 und Artikel 9 Absatz 5 Unterabsatz 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 zu erteilen. Sofern die Bestätigung einem Intermediär erteilt wird, hat dieser die Bestätigung nach § 129 Absatz 5 Satz 3 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln.

Die vorbezeichnete Anfrage von Aktionären oder Bevollmächtigten kann innerhalb der genannten Frist gerichtet werden an:

8. Veröffentlichungen auf der Internetseite

Unter der folgenden Internetadresse können die nach § 124a AktG auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machenden Informationen und Dokumente und die Informationen gemäß § 125 AktG in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 eingesehen werden:

http://www.euwax-ag.de/investor+relations/termine+und+veranstaltungen/hauptversammlung.html

Nach der Hauptversammlung werden dort auch die Abstimmungsergebnisse sowie die Rede des Vorstandsvorsitzenden veröffentlicht.

9. Weitere Angaben zu den Abstimmungen gemäß Tabelle 3 DVO (EU) 2018/1212

Unter Tagesordnungspunkt 1 wird kein Beschlussvorschlag unterbreitet. Eine Abstimmung ist dazu nicht vorgesehen (siehe Erläuterung bei Tagesordnungspunkt 1). Unter den Tagesordnungspunkten 2 bis 6 haben die Abstimmungen über die bekanntgemachten Beschluss- bzw. Wahlvorschläge verbindlichen Charakter, unter dem Tagesordnungspunkt 7 hat die Abstimmung über den bekanntgemachten Beschlussvorschlag empfehlenden Charakter. Die Aktionäre können bei sämtlichen Abstimmungen jeweils mit „Ja“ (Befürwortung) oder „Nein“ (Ablehnung) abstimmen oder sich der Stimme enthalten (Stimmenthaltung).

10. Erläuterung der UTC Zeiten (Angaben gemäß Tabelle 3 EU-DVO)

Sämtliche Zeitangaben in der Einberufung sind in der für Deutschland maßgeblichen mitteleuropäischen Zeit (MEZ bzw. MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MEZ minus eine Stunde bzw. UTC = MESZ minus zwei Stunden.

11. Technischer Support und Hinweise zur Verfügbarkeit der Übertragung und des HV-Portals

Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und/oder Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht der Gesellschaft zurechenbares vorsätzliches Verhalten vorliegt. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.

12. Hinweise zum Datenschutz

Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung informieren.

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die EUWAX Aktiengesellschaft.

Kontaktdaten:

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter:

Im Zusammenhang mit der Durchführung der Hauptversammlung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten unserer Aktionäre und gegebenenfalls ihrer gesetzlichen Vertreter oder rechtsgeschäftlich Bevollmächtigten: Namen, Wohnort bzw. Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, den jeweiligen Aktienbestand, die Aktienbesitzart, die Anmeldebestätigungsnummer, die Zugangsdaten zum HV-Portal und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten. Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z. B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Eingereichte Stellungnahmen werden mit Namen im HV-Portal veröffentlicht. Zudem werden Namen, Wohnort, Aktienbestand, Aktienbesitzart und Anmeldebestätigungsnummer über das Teilnehmerverzeichnis zur Verfügung gestellt.

Sofern Aktionäre oder deren Bevollmächtigte mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir auch die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder dem Bevollmächtigten angegebenen Kontaktdaten, wie zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären im Zusammenhang mit der Hauptversammlung. Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlicht (§§ 126 Absatz 1, 127 AktG).

Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und gegebenenfalls ihren Bevollmächtigten die Teilnahme an der (virtuellen) Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist insoweit Art. 6 Absatz 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 S. 1 lit. c) DSGVO.

Die Dienstleister, die im Rahmen der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden (bspw. für Versand der Einladung oder bei der Anmeldung zur Hauptversammlung und deren Durchführung), verarbeiten diese Daten in Deutschland, wobei bei Ausfällen ggfs. auf europäische Länder ausgewichen werden kann. Sie erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der EUWAX Aktiengesellschaft.

Wir bzw. unsere beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Intermediäre (i.d.R. die depotführenden Institute der Aktionäre) oder von den Aktionären selbst z.B. bei der Übermittlung von Stellungnahmen im HV-Portal.

Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Danach anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist.

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling (eine automatisierte Analyse Ihrer persönlichen Umstände) ein.

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die oben genannten Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten geltend machen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO zu:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart